I 4 Fondamentali per l’uso dell’Email Professionale

Condividi questo articolo
  • 5
  •  
  •  
  •  

Si pensa al web marketing con processi strutturati, divisi tra sito web, email marketing, social network, annunci…
Ma una cosa semplice è spesso ignorata: i fondamentali d’uso per un’email professionale.

Ne ho individuati 4 e contribuiranno ad aumentare l’autorevolezza della tua attività e mostrarti un professionista attento in ogni aspetto.

I 4 Fondamentali per usare l’Email in modo Professionale

1) Email professionale: usa un’email di dominio

Secondo alcuni studi (ad esempio di Godaddy), è 9 volte più probabile che un cliente preferisca fare business con un’azienda che utilizza indirizzi email personalizzati, del tipo @nomeazienda.it. Perché offrono un’immagine d’azienda forte e professionale.

Eppure, l’80% delle piccole imprese preferisce utilizzare domini come @gmail.com, @yahoo.it.

Anche se sei abituato dell’uso di Gmail, puoi usare l’email di dominio e continuare a inviare/ricevere messaggi con l’interfaccia di Gmail. Trovi sul web le guide che ti aiutano a fare questa semplice configurazione.

2) Nome e saluto iniziale

Spesso manca, all’inizio del testo dell’email, il saluto con il nome di chi riceve. Così ho ricevuto email che parevano sollecitazioni whatsapp tra amici: “manda le slide“, “dai un’occhiata al volantino“. Basta.

Invece, anche se stiamo inviando una semplice email ad un collega o un fornitore amico, a tutti piace essere riconosciuti per nome e salutati. Il ricevente percepirà attenzione nei suoi confronti, sarà più propenso a rispondere.

Inizia quindi con “Buongiorno, Luca”.
O anche il solo nome:
Luca,
in riferimento alla tua idea …

Nell’azienda in cui lavoravo in Brasile, era una regola scritta nella Wiki aziendale. Se qualcuno “sgarrava”, anche in una comunicazione interna, poteva arrivati l’avviso da parte del superiore o collega.

3) Email professionale: la firma email

Una firma semplice e concisa contribuisce a dare una buona idea della tua azienda.
Se l’azienda ha più soci o funzionari è importante avere uno standard per tutti.
Un esempio di firma:

Maria Bianchi
Sales Manager | Maxhost
T. +39 0466267024 | M. +39 346923456
Blog | Twitter | LinkedIn

Con immagini?

Le immagini nella firma email possono essere utili. Ma usale con moderazione, perché qualche server o programma di posta potrebbe bloccarle (allora si usano accortezze con ALT e TITLE sull’immagine).

Se vendi servizi a contatto con il pubblico, credo sia importante mostrare la persona che scrive. Con una foto ben fatta in primo piano, altrimenti meglio niente.
Vedi l’esempio sotto:

email professionale
Esempio di firma email con immagini

Testo della privacy nella email

Sotto la firma, molti mettono il testo della privacy. In verità, a livello legale, non serve. Valuta quindi se inserirlo.

4) Ignorare l’uso di CCN

La sigla CCN sta per Copia Conoscenza Nascosta dalla libera traduzione dell’acronimo inglese Bcc (Blind Carbon Copy).
I destinatari dei messaggi inseriti in questo spazio ricevono l’email, ma il loro indirizzo di posta rimane nascosto agli altri riceventi.

In materia di sicurezza e privacy questo è importante. Ed evita ai nostri clienti di rimanere coinvolti in catene di S’Antonio digitali, innescate da qualcuno nella lista email che in chiaro vede l’email di altri.


 

Ci sono altre accortezze, certo. Potrei ampliare questo articolo.
Ma questi “fantastici 4”, secondo quanto osservato con clienti e conoscenti, sono i fondamentali da iniziare a curare per le comunicazioni della tua azienda.

Buon uso dell’email professionale.

 

Print Friendly, PDF & Email