Di questi tempi, all'insegna dello smart working e riunioni online, mi capita più spesso di dare consulenza per organizzare un webinar. La mia prima domanda è: "in che tempistiche desidera organizzare il webinar?"
Sovente la risposta è "nel giro di pochi giorni". Avverto allora il mio interlocutore: un webinar esige un buon tempo di pianificazione, se vuole avere successo. Nei webinar vale la prima Legge di Murphy «Se qualcosa può andare storto, lo farà»
É un Web Based Seminar: un evento dal vivo che si svolge via web e ci permette di comunicare con più persone. Si svolge in un preciso momento e permette ai partecipanti di interagire.
Se il webinar è presentato dopo esser stato registrato, si parla invece di webcast e, ovviamente, non ha un livello di interazione come il webinar al vivo.
I principali motivi:
Per attingere tutti i 4 punti sopra elencati, il webinar richiede una corretta pianificazione di marketing e comunicazione. Sopratutto, per riuscire nell'ultimo punto: raccogliere dei nuovi contatti, interessati anche in futuro a ricevere nostre proposte di business. Per questa corretta pianificazione, suggeriamo un tempo ideale di 3 settimane.
Ci saranno le eccezioni del caso. Ma i "webinar" organizzati al volo, a cui ho partecipato a marzo 2020, sono sembrato più un confronto online, un salotto, tra colleghi già noti.
La giusta sequenza d'organizzazione per avere massimi risultati, richiede tempo e la cura di diversi dettagli.
Sulla base della mia esperienza con imprese brasiliane e webinar creati in Italia (per eventi concertistici e per il marketing di studi legali) ho creato una infografica, che divide le azioni da fare in 5 colonne.
Di seguito, ti parlerò anche delle piattaforme necessarie (Zoom, Hangount, Webinar Jam, ecc.), utilizzabili nel contesto italiano, per rendere operativo un webinar.
Premessa fondamentale è aver definito il pubblico del webinar. Molto meglio se è un pubblico che già ti conosce: o clienti o una community.
A quel punto, definisci di cosa parlerai. Non è banale scegliere il tema (o meglio: il titolo), quindi può esser d'aiuto far qualche indagine sui punti che il tuo pubblico desidera chiarire.
Se si desidera far partecipare altre persone, devi muoverti in anticipo per invitarli e condividergli l'ordine del giorno.
Imposta una data e l'ora. È sempre importante considerare dettagli come la vicinanza di una festa (le persone possono programmarsi per viaggiare al momento della trasmissione) o se ci sono comunque eventi importanti in quel giorno.
Un esempio di landing page, per un webinar del Puccini World Festival.
Con una pagina di atterraggio (in gergo "landing page") le persone possono registrarsi per l'evento e tu sapere il numero e i dati degli effettivi interessati.
Non dimenticare di mettere su questa pagina tutte le informazioni importanti relative al webinar: tema, ora, il giorno, informazioni sull'autorità del relatore, ecc.
Sii abbastanza "venditore": se l'offerta non sembrerà imperdibile, le conversioni saranno pochissime.
La landing page curata è meno importante più ha "peso" il relatore nel webinar. Un esempio estremo, per capire: se avrai il Presidente del Consiglio Giuseppe Conte che parlerà, in un webinar, degli incentivi fiscali alle aziende, ad una platea di commercialisti, basterà comunicare con un post sui social media (e diventerà virale) e controllare l'iscrizione con un basilare Google Forms.
Possedere già un estesa lista di contatti email è una delle chiavi principali per avere una buona partecipazione. Se hai questa base di leads (persone che hanno mostrato interesse per un prodotto/servizio della tua azienda), prepara un'email per invitarli al webinar, con i dettagli dell'evento e il link per la landing-page d'iscrizione.
Per l'invio di queste email, usa piattaforme che permettano di tracciare l'apertura dei messaggi:
Considera buona una percentuale d'apertura dell'email del 20%.
Crea post nei social per invitare il pubblico amico e direzionarlo alla landing page.
Se hai un budget disponibile (suggerisco di almeno €200), una possibilità interessante è creare pubblicità su servizi come Google Ads, Facebook Ads e Linkedin per coinvolgere precise nicchie di professionisti. In questo secondo caso, una opzione è spingere a commentare il webinar, per aumentare la diffusione in rete.
Nel sito della tua impresa crea banner o titoli, con link a post dedicati o alla landing page.
Monitora quante conversioni si hanno dalla landing page d'iscrizione e, importante, analizza se c'è la necessità di migliorare alcuni canali di divulgazione.
É importante avere il tema diviso per punti (per me, il numero ideale è 3), avere delle slide di appoggio e provare l'oratoria. Così ti accorgerai se qualche punto deve essere maggiormente riassunto o approfondito o deve essere addirittura tagliato, per stare nel tempo previsto.
Racconta una breve una storia o una metafora per sostenere l'idea centrale o l'invito all'azione che proponi nel webinar. Numeri e dati, dopo poche ore, saranno scordati dai vostri partecipanti: con una storia o una metafora rimarrai molto più impresso.
Se per una miglior comprensione dei contenuti c'è bisogno di PDF o slides, è buona regola condividerli dopo il webinar. Quindi scegli una buona piattaforma per farlo, per esempio SlideShare. Consiglio anche Presentazioni Google, del pacchetto Google Docs.
Le piattaforme per creare webinar e video conferenze di gruppo sono diverse, come:
Con antecedenza, è importante create l'evento e assicurati che il tuo account YouTube abbia tutti i permessi per gli eventi live.
In questa fase mantieni il link privato e fai un test della trasmissione per capire se l'immagine, la connessione e il microfono sono buoni.
Il microfono non dovrebbe avere un campo d'azione ampio. Testalo in base alla rumorosità e riverbero della sala. Io uso e consiglio il Marantz MPM1000U, è un microfono a condensatore USB cardioide.
Lo attacco ad un Mac Book Pro è va tutto molto bene.
Buona pratica, è ricordare il webinar agli iscritti, inviandogli un reminder con la data e l'ora della trasmissione. Ricordagli che il giorno seguente gli invierai il link esatto al webinar. Puoi approfittare del messaggio per inviare anche qualche materiale extra sul tema (per esempio, un post dal blog) per riscaldare l'attesa agli spettatori.
Fatelo più di una volta! Anche con strumenti di terzi, come questo.
Troppo spesso ho assistito a webinar con problemi tecnici legati alla connessione web in apertura.
Attenzione al fondo: che sia neutro, senza quadri con vetro o specchi riflettenti alle spalle dell'oratore.
Organizza la tavola, con carta, penna, luci frontali che illuminano bene la faccia del relatore.
In email comunica il link al webinar. Fallo almeno 1 ora prima dell'evento: tutti avranno il tempo di vedere il messaggio.
Inizia il webinar, concentrato e comunque con la voglia di divertiti. Fare webinar, scoprirai, è divertente. Occhio a non passare l'ora di tempo. Con più tempo potresti stancare i partecipanti.
Cerca di rispondere ai commenti dal vivo. È raccomandato avere una persona al lato come mediatore della conversazione, dei commenti, delle domande.
Alla fine della presentazione apri alle domande. Ringrazia per le eventuali domande e rispondi. Attenzione al tempo: non ci sono regole per i tempi di un webinar, ma in generale sconsiglio che passi l'ora.
Questo quinto passaggio è il più snobbato, quando si organizzano webinar troppo in fretta. Ma è quello che darà più risultati nel lungo termine. Personalmente, è quello che mi da più frutti, in termini di contatti acquisiti.
Usando la citata piattaforma di email marketing Mailchimp, invia il link permanente al video e alle slides, nel caso siano state usate.
Cosa ne ha pensato il pubblico dell'evento? É importante saperlo, per migliorare il processo. Usa Google Docs per montare il sondaggio e condividerlo online con i partecipanti.
Puoi continuare a generare leads con il tuo webinar. Basta renderlo disponibile in una landing page del tuo sito, con un form da compilare per accederci. Questa pagina è un esempio, per un webinar che feci a tema marketing legale.
In sunto, quasi tutte le piattaforme che sono state elencate hanno dei piani gratuiti. C'è Mailchimp, Jitsi o, ad esempio, le funzionalità gratuite di Google Meet, che permettono di avere fino a 100 utenti in riunione (opzione rilevata nell'estate 2021). Ma le funzionalità saranno di base e il tempo necessario per configurare i dettagli o a fare "a mano" diverse operazioni, che potrebbero essere automatizzate, sarà rilevante.
Gratis, quindi, si è possibile. Ma metti in conto un aumento esponenziale della preparazione.
2 ore di consulenza e formazione con la piattaforma WebinarJam o Zoom.Valore del pacchetto: € 500.
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