Email aziendale: perché non dovresti usare Gmail o Libero

Immaginiamo che un imprenditore ha appena ricevuto un accertamento ispettivo INPS. Ha dei dubbi sull'accaduto e vuole spiegare i fatti ad un avvocato. Decide di inviare un’email all'avvocato Rossi, con allegati anche alcuni suoi documenti. L’indirizzo dell'avvocato è  - per esempio - antonio.studiorossi@gmail.com.

In quel momento, quell'imprenditore si potrebbe chiedere: “Quello che sto scrivendo è davvero al sicuro? I miei documenti confidenziali finiranno nei server di Google per profilazioni di marketing o in mani di terzi?”

La risposta non è ovvia. E magari quella persona invia (o non invia) la sua richiesta con un'ombra già di dubbio e diffidenza.

Un’email aziendale protegge la fiducia e la riservatezza

Chi invia un messaggio con contenuti sensibili si aspetta un livello di protezione e riservatezza coerente con il contesto. Utilizzare un’email generica come Gmail o Libero può dare quindi l’impressione che non ci sia alcuna protezione reale, soprattutto in ambiti dove la confidenzialità è un pilastro, come quello legale, fiscale o medico.

Anche se servizi come Gmail dichiarano di rispettare la privacy, è noto che in passato i contenuti delle email venivano analizzati per profilazioni pubblicitarie (fonte: Wired). Oggi, anche solo il sospetto che qualcosa possa sfuggire al controllo basta a minare la fiducia.

In Italia si usa ancora troppo poco l’email aziendale

Secondo uno studio di Bancomail, in Italia il 70% dei liberi professionisti utilizza ancora indirizzi email su domini gratuiti, come Gmail, Libero o Yahoo. Solo il 30% sceglie email personalizzate con dominio proprio. Come potrebbe essere avv.rossi@studiorossi.it

In confronto, i paesi germanofoni come Germania, Austria e Svizzera registrano un uso dell’email personalizzata nell’80% dei casi. Seguono la Spagna (61%) e i paesi francofoni come Francia e Belgio (47%).

Email generiche: perché sono un rischio

Per almeno 4 motivi.

1. Maggiore esposizione al phishing e truffe

Indirizzi come studio.rossi@gmail.com possono essere facilmente imitati da malintenzionati: bastano piccole variazioni (es. studio.avvrossi@gmail.com) per trarre in inganno i clienti e esporli a tentativi di phishing, ovvero truffe informatiche in cui qualcuno si spaccia per te per rubare dati o soldi.

Un’email aziendale su dominio personalizzato è molto più difficile da contraffare e offre maggiore protezione contro questi rischi.

2. Più probabilità di finire nello spam

Le email inviate da indirizzi generici sono trattate maggiormente dai provider di posta come comunicazioni sospette. Di conseguenza, potrebbero non raggiungere il destinatario o finire direttamente nella cartella dello spam. Gli indirizzi personalizzati, invece, hanno una maggiore reputazione e sono considerati, generalmente, più affidabili.

3. Branding più debole e maggiore diffidenza

Ogni email è un’occasione per affermare il proprio brand. Usare un dominio personalizzato rafforza l’identità professionale e rende ogni messaggio immediatamente riconoscibile come proveniente da una fonte attendibile.

E, come scritto nell'apertura di questo articolo, con una email aziendale personalizzata con il tuo nome di dominio, diminuiremo i dubbi di chi ti scrive, che potrebbe chiedersi: “Quello che sto scrivendo è davvero al sicuro? I miei documenti finiranno nei server Google per profilazioni di marketing?”

4. Continuità del servizio e controllo delle modifiche impreviste

Affidarsi a un servizio gratuito di posta elettronica significa accettare condizioni d’uso che possono cambiare in qualsiasi momento. Non hai controllo su aggiornamenti, nuove funzionalità indesiderate o pratiche commerciali aggressive.

Cosa succederebbe se un giorno Gmail decidesse di inserire annunci pubblicitari nelle email che invii ai tuoi clienti?

Non è un’ipotesi lontana dalla realtà. In passato, Yahoo Mail ha testato l’inserimento di messaggi promozionali nelle email inviate, aggiungendo contenuti pubblicitari automaticamente nei footer delle comunicazioni degli utenti. Questa mossa ha generato forti critiche, soprattutto tra i professionisti che si sono ritrovati a inviare messaggi aziendali accompagnati da pubblicità non autorizzate.

Email aziendale: conclusione

Un indirizzo come info@studiorossi.it non è solo un dettaglio estetico:

📍 è una garanzia di sicurezza,

📍 è un segno di rispetto verso chi ti scrive,

📍 è un simbolo di affidabilità e organizzazione.

Quando ogni email può contenere dati personali, fiscali, legali o medici, continuare a usare Gmail o Libero per lavoro è una leggerezza che nessun professionista dovrebbe permettersi o offrire ai propri clienti.

Per informazioni più dettagliate, contatta i nostri consulenti o approfondisci con il precedente articolo sull'uso professionale dell'email.