Email professionale: 4 segreti per usarla correttamente

Pensiamo alla comunicazione digitale con processi strutturati, divisi tra sito web, email marketing, social network, annunci PPC, e-commerce...
Ma una cosa semplice è spesso ignorata: i fondamentali d'uso per un'email professionale.

Ho individuato 4 "segreti" per l'uso dell'email in maniera professionale. Questo aumenterà l’autorevolezza della tua attività e ti mostrerà un professionista attento in ogni aspetto.

1) Email professionale: usa un’email di dominio

Secondo alcuni studi (ad esempio di Godaddy), è 9 volte più probabile che un cliente preferisca fare business con un'azienda che utilizza indirizzi email personalizzati, del tipo @nomeazienda.it. Perché offrono un'immagine d'azienda forte e professionale.

Eppure, l'80% delle piccole imprese preferisce utilizzare domini come @gmail.com, @yahoo.it.

Anche se sei abituato dell'uso di Gmail, puoi usare l'email di dominio e continuare a inviare/ricevere messaggi con l'interfaccia di Gmail. Trovi sul web le guide che ti aiutano a fare questa semplice configurazione.

Un esempio lampante segue sotto: tralascio il linguaggio usato dalla Dott.ssa Mar., comunque inviare l'email senza un riferimento aziendale e da outlook.it , ha contribuito ulteriormente a farmi ignorare la sua proposta, di trovare nuovi clienti.

Email professionale: come NON fare

2) Email professionale: nome e saluto iniziale

Spesso manca (come nell'esempio sopra), all’inizio del testo dell'email, il saluto con il nome di chi riceve. Così ho ricevuto email che parevano sollecitazioni whatsapp tra amici: "manda le slide", "dai un'occhiata al volantino". Basta.

Invece, anche se stiamo inviando una semplice email ad un collega o un fornitore amico, a tutti piace essere riconosciuti per nome e salutati. Il ricevente percepirà attenzione nei suoi confronti, sarà più propenso a rispondere o ad aprire l'email. Secondo l'infografica di Viver de blog, le persone aprono 14% in più le email in cui all'inizio leggono il loro nome.

Inizia quindi con “Buongiorno, Luca”.
O anche il solo nome:
“Luca,
in riferimento alla tua idea ...”

Nell'azienda in cui lavoravo in Brasile, era una regola scritta nella Wiki aziendale. Se qualcuno "sgarrava", anche in una comunicazione interna, poteva arrivati l'avviso da parte del superiore o collega.

3) Email professionale: la firma email aziendale

Una firma semplice e concisa contribuisce a dare una buona idea della tua azienda.
Se l'azienda ha più soci o funzionari è importante avere uno standard per tutti.

Esempio di firma email aziendale

Maria Bianchi
Sales Manager | Maxhost
T. +39 0466267024 | M. +39 346923456
Blog | Twitter | LinkedIn

Con immagini?

Le immagini nella firma email possono essere utili. Ma usale con moderazione, perché qualche server o programma di posta potrebbe bloccarle (allora si usano accortezze con ALT e TITLE sull'immagine).

Se vendi servizi a contatto con il pubblico, credo sia importante mostrare la persona che scrive. Con una foto ben fatta in primo piano, altrimenti meglio niente.

Ad esempio, io faccio così:

Testo della privacy nella email?

Sotto la firma, molti mettono il testo della privacy. In verità, a livello legale, non serve. Valuta quindi se inserirlo.

4) Ignorare l'uso di CCN

La sigla CCN sta per Copia Conoscenza Nascosta dalla libera traduzione dell’acronimo inglese Bcc (Blind Carbon Copy).
I destinatari dei messaggi inseriti in questo spazio ricevono l’email, ma il loro indirizzo di posta rimane nascosto agli altri riceventi.

In materia di sicurezza e privacy questo è importante. Ed evita ai nostri clienti di rimanere coinvolti in catene di S'Antonio digitali, innescate da qualcuno nella lista email che in chiaro vede l'email di altri.

Ci sono altre accortezze, certo. Come, NON ABBONDARE DI TESTI SCRITTI IN MAIUSCOLO. O non usare un hosting/provider che sia sovente con gli IP in blacklist.
Potrei ampliare questo articolo.
Ma questi sopra sono i "fantastici 4", secondo quanto osservato con clienti e conoscenti: sono i fondamentali da curare per le comunicazioni della tua azienda.

Buon uso dell'email professionale.