Come fare un Webinar? Passo a passo di 3 settimane

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Cosa è un webinar?

É un Web Based Seminar: un evento dal vivo che si svolge via web e ci permette di comunicare con più persone. Si svolge in un preciso momento e permette ai partecipanti di interagire. Se il webinar è presentato dopo esser stato registrato, si parla invece di webcast e, ovviamente, non ha un livello di interazione come il webinar al vivo.

Perché fare un webinar?

I principali motivi:

  • Per comunicare a tante persone contemporaneamente,
  • Per interagire con loro dal vivo e , quindi, creare una connessione umana.
  • Per formare/informare senza spostare le persone,
  • Per raccogliere informazioni di prospects.

Come fare un webinar?

Sulla base della mia esperienza con imprese brasiliane e webinar creati in Italia (per eventi concertistici e per il marketing di studi legali) ho creato una infografica, che divide le azioni da fare in 5 colonne.

Di seguito, ti parlerò anche delle piattaforme necessarie, utilizzabili nel contesto italiano, per rendere operativo un webinar.

webinar

1) Tre settimane prima del webinar

Definire pubblico e tema

Premessa fondamentale è aver definito il pubblico del webinar. Molto meglio se è un pubblico che già ti conosce: o clienti o una community.

A quel punto, definisci di cosa parlerai. Non è banale scegliere il tema, quindi può esser d’aiuto far qualche indagine sui punti che il tuo pubblico desidera chiarire.

Invitare i relatori

Se si desidera far partecipare altre persone, devi muoverti in anticipo per invitarli e condividergli l’ordine del giorno.

Scegliere la data

Imposta una data e l’ora. È sempre importante considerare dettagli come la vicinanza di una festa (le persone possono programmarsi per viaggiare al momento della trasmissione) o se ci sono comunque eventi importanti in quel giorno.

2) Due settimane prima

Creare una landing page d’iscrizione

Un esempio di landing page, per un webinar del Puccini World Festival.

Con una pagina di atterraggio (in gergo “landing page“) le persone possono registrarsi per l’evento e tu sapere il numero e i dati degli effettivi interessati.

Non dimenticare di mettere su questa pagina tutte le informazioni importanti relative al webinar: tema, ora, il giorno, informazioni sull’autorità del relatore, ecc.

Sii abbastanza “venditore”: se l’offerta non sembrerà imperdibile, le conversioni saranno pochissime.

Inviare un’email d’invito

Possedere già un estesa lista di contatti email è una delle chiavi principali per avere una buona partecipazione. Se hai questa base di leads (persone che hanno mostrato interesse per un prodotto/servizio della tua azienda), prepara un’email per invitarli al webinar, con i dettagli dell’evento e il link per la landing-page d’iscrizione.

Per l’invio di queste email, usa piattaforme che permettano di tracciare l’apertura dei messaggi:

  • Mailchimp, facile da usare.
  • Mautic, piattaforma completa di marketing automation ma più complessa di Mailchimp.

Considera buona una percentuale d’apertura dell’email del 20%.

Comunicarlo nei social networks

Crea post nei social per invitare il pubblico amico e direzionarlo alla landing page.

Creare annunci PPC

Se hai un budget disponibile, una possibilità interessante è creare pubblicità su servizi come Google Adwords e Facebook Ads. In questo secondo caso, una opzione è spingere a commentare il webinar, per aumentare la diffusione in rete.

Call to action nel sito

Nel sito della tua impresa crea banner o titoli, con link a post dedicati o alla landing page.

3) Sette giorni prima

Accompagnare le iscrizioni del webinar

Monitora quante conversioni si hanno dalla landing page d’iscrizione e, importante, analizza se c’è la necessità di migliorare alcuni canali di divulgazione.

Contenuti: Creare slides e provare l’oratoria

É importante avere il tema diviso per punti (per me, il numero ideale è 3), avere delle slide di appoggio e provare l’oratoria. Così ti accorgerai se qualche punto deve essere maggiormente riassunto o approfondito o deve essere addirittura tagliato, per stare nel tempo previsto.

Racconta una breve una storia o una metafora per sostenere l’idea centrale o l’invito all’azione che proponi nel webinar. Numeri e dati, dopo poche ore, saranno scordati dai vostri partecipanti: con una storia o una metafora rimarrai molto più impresso.

Upload delle slides

Se per una miglior comprensione dei contenuti c’è bisogno di PDF o slides, è buona regola condividerli dopo il webinar. Quindi scegli una buona piattaforma per farlo, per esempio SlideShare. Consiglio anche Presentazioni Google, del pacchetto Google Docs.

Testare l’evento in YouTube Live

Con antecedenza, è importante create l’evento e assicurati che il tuo account YouTube abbia tutti i permessi per gli eventi live.
In questa fase mantieni il link privato, non pubblico, e fai un test della trasmissione per capire se l’immagine, la connessione e il microfono sono buoni.

Il microfono non dovrebbe avere un campo d’azione ampio. Testalo in base alla rumorosità e riverbero della sala. Io uso e consiglio il Marantz MPM1000U, è un microfono a condensatore USB cardioide.
Lo attacco ad un Mac Book Pro è va tutto molto bene.

Inviare email per i leads

Buona pratica, è ricordare il webinar agli iscritti, inviandogli un reminder con la data e l’ora della trasmissione. Ricordagli che il giorno seguente gli invierai il link esatto al webinar. Puoi approfittare del messaggio per inviare anche qualche materiale extra sul tema (per esempio, un post dal blog) per riscaldare l’attesa agli spettatori.

4) Nel giorno del webinar

Testare internet

Fatelo più di una volta! Anche con strumenti di terzi, come questo.

Troppo spesso ho assistito a webinar con problemi tecnici legati alla connessione web in apertura.

Organizzare la sala, illuminazione

Attenzione al fondo: che sia neutro, senza quadri con vetro o specchi riflettenti alle spalle dell’oratore.

Organizza la tavola, con carta, penna, luci frontali che illuminano bene la faccia del relatore.

Inviare una email per i Leads

In email comunica il link al webinar. Fallo almeno 1 ora prima dell’evento: tutti avranno il tempo di vedere il messaggio.

Luce, camera …azione! 

Inizia il webinar, concentrato e comunque con la voglia di divertiti. Fare webinar, scoprirai, è divertente.

Interagisci con i partecipanti

Cerca di rispondere ai commenti dal vivo. È raccomandato avere una persona al lato come mediatore della conversazione, dei commenti, delle domande.

Domande finali

Alla fine della presentazione apri alle domande. Ringrazia per le eventuali domande e rispondi. Attenzione al tempo: non ci sono regole per i tempi di un webinar, ma in generale sconsiglio che passi l’ora.

5) Dopo il webinar

Inviare email con i link

Usando la citata piattaforma di email marketing Mailchimp, invia il link permanente al video e alle slides, nel caso siano state usate.

Fai un sondaggio di soddisfazione

Cosa ne ha pensato il pubblico dell’evento? É importante saperlo, per migliorare il processo. Usa Google Docs per montare il sondaggio e condividerlo online con i partecipanti.

Crea una landing page per i “ritardatari”

Puoi continuare a generare leads con il tuo webinar. Basta renderlo disponibile in una landing page del tuo sito, con un form da compilare per accederci.