Meeting a distanza: gli strumenti più efficaci per l’azienda

Lo smart working ha subito un’accelerazione improvvisa e consistente come effetto del Covid-19. Per svolgere al meglio l’attività della tua azienda diventa fondamentale far sì che le riunioni online siano il più possibile efficaci e piacevoli: gli strumenti di videoconferenza assumono quindi un ruolo importantissimo.

I software esistenti offrono funzionalità (e costi) differenti, ed è importante capire le proprie necessità per scegliere quello giusto.

Voglio condividere qualche consiglio basato sulla mia esperienza personale, sperando possa essere utile.

Per lavoro e non, ne ho usati diversi e in vari ruoli: come sviluppatore software in un team distribuito geograficamente in due regioni; come docente (online, causa Covid) in un Master post-laurea; come membro di un club Toastmasters; e infine per il piacere di sentire parenti e amici durante il lockdown.

4 elementi da considerare nei software di meeting online

Il primo elemento da considerare nella scelta dello strumento riguarda la facilità di accesso: è necessario per i partecipanti installare un’app, avere un account su una piattaforma specifica, oppure è sufficiente cliccare su un link per partecipare alla videochiamata? Se tra i partecipanti troviamo persone esterne all’azienda (clienti o partner), è bene che la barriera di accesso sia il più bassa possibile: non sempre è possibile, od opportuno, costringere l’altra parte ad installare app o creare account. Se invece lo strumento è rivolto ad un team interno all’azienda, o ad una collaborazione strutturata e prolungata nel tempo, allora questa limitazione viene meno ed abbiamo più libertà di scelta. Per fortuna la maggior parte degli strumenti offre la possibilità di condivisione tramite un semplice link.

Altro fattore importante nella scelta: il numero di persone che parteciperanno alle videochiamate. Si tratta perlopiù di chiamate con pochi partecipanti, oppure è richiesto che ci siano decine di persone? All’aumentare del numero, la qualità audio/video potrebbe risentirne.

Come terzo elemento da considerare, è necessario capire se abbiamo bisogno di funzionalità specifiche: crittografia end-to-end per una maggior sicurezza, una chat che consenta di inviare messaggi privati tra i partecipanti, etc.

Infine, come ovvio, il costo 🙂

smart working

Esperienza diretta con 5 software di meeting online

Ecco una rassegna di alcuni strumenti, più o meno diffusi, allo stato attuale. Li ho provati personalmente.

Google Meet

Lo uso per lavoro da almeno un anno e mezzo e mi sono sempre trovato bene. Ottimo per riunioni di lavoro, che in generale richiedono una buona qualità della comunicazione, la condivisione dello schermo e una chat spartana. La qualità audio/video con riunioni di 20-25 persone rimane buona, anche se Zoom è ancora una spanna sopra; inoltre Meet non ha la possibilità di avere messaggi privati tra i partecipanti (utili per coordinarsi durante la riunione), né breakout room e tutte le funzionalità di controllo che Zoom consente.

A partire da aprile 2020, a causa dell’emergenza Covid, Google ha deciso di renderlo gratuito per tutti gli utenti.

Zoom

La qualità a/v è migliore degli altri strumenti e offre funzionalità aggiuntive come le già citate breakout room (delle “sale d’attesa” in cui i partecipanti rimangono prima di essere spostati in altre stanze). È stato più volte nell’occhio del ciclone a causa di problemi di sicurezza, che nel tempo ha affrontato e sta risolvendo. Se le riunioni richiedono un alto numero di partecipanti, o se sono più strutturate e necessitano di funzionalità aggiuntive (come accade per un incontro di un club Toastmasters), allora rimane lo strumento da preferire. La versione gratuita ha diverse limitazioni, se va usato in un contesto aziendale conviene acquistare una licenza.

Microsoft Teams

Offre sia funzionalità di videoconferenza sia di collaborazione aziendale (ad esempio i canali, à la Slack). La qualità a/v è buona, ma ancora leggermente inferiore a Meet (e Zoom).

Il target di riferimento non è verso l’esterno (richiede un account per accedere alla piattaforma) ma interno all’azienda.

GoToMeeting

Non male, ma ho avuto un’esperienza migliore con i software precedenti.

Jitsi Meet

Gratuito, sarebbe perfetto perché è open-source e ha crittografia end-to-end (quindi ottimale se la sicurezza della comunicazione è un aspetto imprescindibile). Purtroppo quando lo provai ad aprile scorso, la qualità audio/video decadeva rapidamente se il numero di partecipanti superava 6-7 persone. Da tenere d’occhio per il futuro: sito dedicato.

 

Lo smart working è stata una necessità negli ultimi mesi, ma ha dimostrato i suoi benefici e rimarrà anche in futuro, sebbene non saremo in smart working il 100% del tempo. Dato l’interesse commerciale, credo che gli strumenti di videoconferenza miglioreranno tutti in breve tempo, o almeno lo spero. E forse tra un anno o poco più la scelta di uno strumento sarà più semplice. Nel frattempo, spero che questi consigli possano esservi utili.

 


Guest post gentilmente scritto da Roberto Santoro.

Roberto per lavoro ha a che fare con bit, algoritmi e machine learning. Nel tempo libero legge, scrive, e si perde in lunghe passeggiate. È un entusiasta socio di Toastmasters Pisa.

Condividi questo articolo
  •  
  •  
  •  
  •